La page Mon équipe est l’espace où vous pouvez gérer l’ensemble de vos collaborateurs rattachés à votre compte.

Elle vous permet d’avoir une vue globale sur l’état de validité de leurs formations, d’anticiper les renouvellements à planifier et de tenir à jour leurs informations administratives et de contact.

L’espace se présente sous forme d’un tableau clair et interactif comportant les colonnes suivantes :

• Alerte, indiquant l’état de validité des formations du collaborateur (à jour, renouvellement à planifier, En attente) ;
• Photo de profil, si disponible ;
• Nom, prénom et fonction du collaborateur ;
• Coordonnées (adresse e-mail, numéro de téléphone) ;
• Une colonne Action permettant d’accéder à la fiche individuelle.

Chaque état d’alerte est associé à une couleur distincte, pour faciliter la lecture :

• Vert : collaborateur à jour de ses formations.
• Jaune : renouvellement à planifier.

Ce code couleur vous permet de repérer rapidement la situation de votre équipe et d’identifier les actions à mener.

En haut de la page, la barre de recherche permet de trouver rapidement un collaborateur en saisissant son nom ou prénom.

Vous pouvez également affiner votre affichage :

• Filtrer par intitulé de poste (ex. : technicien, chef d’équipe, formateur…) ;
• Afficher uniquement vos collaborateurs directs si votre équipe est hiérarchisée ;
• Trier par " Alertes en priorité";
• Réinitialiser les critères via le bouton "Réinitialiser les filtres".

Vous pouvez ajouter un collaborateur de deux manières :

1. Ajout manuel

1.1 Ajout manuel d’un collaborateur déjà inscrit sur QHSE Lib

•  Depuis l’espace Mon équipe, cliquez sur Ajouter un collaborateur : Une fenêtre s’ouvre pour saisir l’adresse e-mail du collaborateur.

• Saisissez l’adresse e-mail professionnelle du collaborateur puis cliquez sur Suivant : Si le collaborateur est déjà inscrit, un message s’affiche : « L’utilisateur [nom prénom] a déjà un compte...»

• Cliquez sur Envoyer la demande. Une confirmation apparaît : « Demande envoyée avec succès ! »
• Le collaborateur reçoit alors un e-mail automatique lui demandant d’autoriser votre rattachement.

•  Le collaborateur ouvre l’e-mail QHSE Lib et se connecter à son espace personnel où il peut : 

✅ Accepter la demande pour vous autoriser à gérer ses formations,

❌ Refuser la demande s’il ne souhaite pas le rattachement.

• Une fois la demande acceptée, le collaborateur apparaît automatiquement dans votre liste d’équipe avec son statut dans la colonne Alerte (À jour, Expire bientôt, À recycler, ou Aucune formation).

1.2 Ajout manuel d’un collaborateur sans lui créer de compte :

Si le collaborateur n’existe pas encore sur QHSE Lib :

1 . Cliquez sur Ajouter un collaborateur sans compte QHSE Lib.

2 . Complétez les champs suivants :

• Nom
• Prénom

3 . Cliquez sur Valider pour enregistrer le collaborateur.

Il apparaîtra immédiatement dans votre liste d’équipe avec le statut Aucune formation.

2. Import en masse :

1. Cliquez sur Importer des collaborateurs, puis téléchargez le modèle CSV proposé.
2. Remplissez le fichier CSV en ajoutant les informations de vos collaborateurs selon les colonnes obligatoires : Nom, Prénom, Email, Date de naissance (YYYY-MM-DD), Poste, Téléphone.
3. Sauvegardez le fichier au format CSV (séparateur point-virgule).
4. Importer le fichier sur la plateforme en cliquant sur Uploader.
5. Tous vos collaborateurs seront automatiquement ajoutés à votre équipe.

Depuis la colonne Action, vous pouvez :

• Afficher la fiche d’un collaborateur pour consulter ses informations détaillées ;
• Supprimer un profil devenu inactif.

Deux modes d’affichage sont disponibles :

• Vue tableau, idéale pour une lecture synthétique et le tri rapide des colonnes.
• Vue hiérarchique, plus visuelle, affichant chaque collaborateur sous forme de carte avec photo, fonction et statut.

Vous pouvez basculer entre les deux vues à tout moment selon vos préférences de gestion.

Enfin, la page permet d’exporter la liste complète de vos collaborateurs au format CSV, utile pour un archivage interne ou un partage avec un service RH. 

Consulter la fiche d’un collaborateur :

En cliquant sur un collaborateur depuis l’espace Mon équipe, vous accédez à sa fiche individuelle, qui centralise toutes ses informations personnelles, ses formations et les documents qui y sont associés.

Cette vue offre une vision claire et instantanée du parcours et du niveau de conformité de votre collaborateur.

1. Informations principales :

En haut de la fiche, vous retrouvez :

• la photo et le nom complet du collaborateur,
• son adresse e-mail (si renseignée),
• Trois boutons d’action :

1. Éditer son profil : permet de modifier les informations du collaborateur (fonction, contact, etc.),
2. Ajouter une formation : ouvre une fenêtre pour renseigner une nouvelle formation (titre, dates, etc.).
3. Titre d’habilitation : permet de télécharger la carte d’habilitation de vos collaborateurs,

2. Tableau des formations du collaborateur :

Sous les informations personnelles se trouve un tableau récapitulatif de toutes les formations suivies par ce collaborateur.

Il comprend les colonnes suivantes :

Alerte : indique le statut de validité à l’aide d’un code couleur visuel :

• Bleu: formation à jour,
• Jaune : formation qui expire bientôt,
• Rouge : formation à recycler,

Titre : nom de la formation (ex. : AIPR Encadrant, SST, CACES R489, etc.),

Date de formation et date de fin de validité,

Action : pour afficher, modifier ou supprimer une formation.

3. Actions disponibles :

3.1 Consulter le détail d’une formation

Depuis la colonne Action, cliquez sur l’icône « œil » pour accéder à la fiche détaillée de la formation.

Cette vue affiche :

• le titre de la formation,
• un détail ou une note complémentaire,
• les dates d’obtention et de fin de validité,
• l’image ou le visuel associé (logo, pictogramme, etc.).

3.2 Modifier ou enrichir la formation

Depuis la fiche d’une formation, vous pouvez :

• Modifier les informations principales (titre, détails, dates d’obtention et d’expiration),
• Ajouter de nouveaux fichiers PDF (attestations, certificats, évaluations, etc.),
• Renommer, télécharger ou supprimer un document existant.

3.3 Supprimer une formation

Si une formation est arrivée à expiration ou doit être remplacée, vous pouvez la supprimer depuis la colonne Action (icône corbeille).

Une fenêtre de confirmation s’affiche avant toute suppression définitive.